INTRODUCTION
Dans le cadre de la protection des données personnelles, le Collège Hôtel, SA NOUVELLE SOCIETE CELTIC HOTEL enregistrée sous le numéro 327 612 602 00018, s’engage à assurer une transparence totale en matière de collecte, d’analyse, et de finalité du traitement des données à caractère personnel de ses clients.
Par « donnée personnelle », nous entendons toute information collectée et enregistrée dans un format qui permet de vous identifier personnellement, soit directement (ex : nom) ou indirectement (ex : n° tél) en qualité de personne physique. Avant de nous transmettre ces informations, nous vous recommandons de prendre connaissance de la suite de ce document décrivant notre politique en matière de protection de la vie privée de nos clients.
Cette politique de confidentialité fait partie intégrante des conditions générales qui régissent nos services hôteliers. En acceptant nos conditions générales, vous acceptez expressément les dispositions de ce document.
La SA NOUVELLE SOCIETE CELTIC HOTEL est rattachée au groupe èhotels-Lyon (SAS MISE EN ŒUVRE), lequel peut être amené à centraliser et traiter les données dans les mêmes finalités exposées comme suit.
COLLECTE DES DONNÉES PERSONNELLES
Nous sommes amenés à divers moments à vous demander en votre qualité de client de la SA NOUVELLE SOCIETE CELTIC HOTEL, des informations sur vous-même et/ou des membres de votre famille, comme :
• Des coordonnées (par exemple nom, prénom, n° de téléphone, email, …) ;
• Des informations personnelles (par exemple date de naissance, nationalité, …) ;
• Des informations sur vos enfants (par exemple prénom, date de naissance, âge…) ;
• Votre n° de carte de crédit, (à des fins de transaction et de réservation) :
• Vos dates d’arrivée et de départ ;
• Vos préférences et centres d’intérêts (par exemple chambre fumeur ou non, étage préféré, type de literie, type de presse écrite lu, sports, intérêts culturels,…) ;
• Vos questions/commentaires, durant ou suite à un séjour dans notre établissement.
La collecte d’informations sur des personnes de moins de 18 ans est limitée à leurs seuls nom, nationalité et date de naissance, qui ne peuvent nous être fournis que par un adulte. Nous vous remercions de vous assurer que vos enfants ne nous transmettent aucune donnée personnelle sans votre autorisation (notamment via Internet). Dans l’hypothèse où une telle transmission aurait lieu, vous pouvez contacter directement l’hôtel afin que ces informations soient supprimées.
Nous ne collectons volontairement pas d’informations sensibles, telles que les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, croyances religieuses et philosophiques, l’appartenance à un syndicat, les détails de santé ou d’orientation sexuelle.
Les données personnelles peuvent être collectées à différentes occasions, notamment :
• Activités hôtelières :
> Réservation d’une chambre ;
> Enregistrement et règlement ;
> Consommation au bar et restaurant de l’hôtel durant un séjour ;
> Demandes, réclamations et/ou litiges.
• Participation à des programmes ou animations marketing :
> Contribution à des enquêtes de satisfaction ;
> Abonnement à des newsletters, afin recevoir des offres et des promotions par email ;
• Transmission d’informations en provenance de tiers :
> Channel Manager, Tours opérateurs, Agences de voyage, OTA, Metasearch, Systèmes de réservation par GDS, autres, … ;
• Activités Internet :
> Connexion au site du Collège Hôtel (adresse IP, cookies, traceurs web) ;
> Formulaires de collecte en ligne (réservation en ligne, questionnaires, pages de SA NOUVELLE SOCIETE CELTIC HOTEL sur les réseaux sociaux, dispositifs de connexion tels que Facebook Login…).
FINALITÉ DU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES
Nous collectons vos données personnelles dans le but de :
• Remplir nos obligations vis-à-vis de nos clients.
• Gérer la réservation des chambres et des demandes d’hébergement :
> Établissement et conservation des documents légaux en conformité avec les normes comptables ;
• Gérer votre séjour à l’hôtel :
> Suivi de vos consommations (téléphone, bar, restaurant…)
> Gestion des accès aux chambres
> Gestion interne de liste de clients ayant eu un comportement inapproprié lors de leur séjour à l’hôtel (agressions et incivilités, non-respect du contrat hôtelier, non-respect des règles de sécurité, vols, dégradations et vandalisme ou incidents de règlement).
• Améliorer notre service hôtelier, notamment :
> Traiter vos données personnelles dans le cadre de programmes marketing client, afin d’effectuer des opérations marketing, de promotion de marques et d’avoir une meilleure compréhension de vos besoins et de vos souhaits ;
> Adapter nos produits et services afin de répondre au mieux à vos demandes ;
> Personnaliser les offres marchandes et les messages relationnels à votre attention ;
> Vous informer des offres spéciales et de tout nouveau service créé par notre établissement ;
• Gérer notre relation avec nos clients avant, pendant et après séjour
• Gestion du programme de fidélisation ;
> Qualification de la base de données clients ;
> Opérations de segmentation basées sur l’historique de réservation et habitudes de voyage des clients en vue de l’envoi de communication ciblées ;
> Prévoir et anticiper les comportements futurs ;
> Établissement de statistiques et de scores commerciaux, et effectuer du reporting ;
> Fournir des données de contexte à l’outil de push d’offres lorsqu’un client visite le site internet de l’hôtel ou lorsqu’il effectue une réservation ;
> Connaître et gérer les préférences des clients fidélisés ou non ;
> Vous adresser les newsletters, promotions et offres touristiques, hôtelières ou de services, ou les offres des partenaires de SA NOUVELLE SOCIETE CELTIC HOTEL, ou vous contacter par téléphone ;
> Effectuer la gestion des demandes de désabonnements aux newsletters, promotions, offres touristiques et enquêtes de satisfaction ;
> Effectuer la prise en compte du droit d’opposition ;
> Rechercher par un service téléphonique dédié les personnes présentes dans l’hôtel en cas d’événements graves impactant le site concerné (catastrophes naturelles, attentats,…) ;
• Procéder à des recoupements, analyses et combinaisons via un tiers de confiance de vos données collectées à l’occasion de la réservation ou de votre séjour, afin de déterminer vos centres d’intérêts, votre profil client et nous permettre de vous adresser des offres personnalisées.
• Améliorer les services de SA NOUVELLE SOCIETE CELTIC HOTEL notamment :
> Réalisation d’études et d‘analyses des questionnaires et commentaires clients ;
> Gestion des réclamations ;
> Vous faire bénéficier des avantages de notre programme de fidélisation.
• Sécuriser et améliorer votre utilisation des sites web de SA NOUVELLE SOCIETE CELTIC HOTEL. notamment :
> Amélioration de la navigation
> Mise en œuvre de la sécurité et prévention des fraudes
• Se conformer aux dispositions législatives énoncées dans la loi française
CONSERVATION DES DONNÉES PERSONNELLES
Les données ne peuvent être conservées que pendant la durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. La durée de conservation minimum est de 1 an.
CONDITIONS D’ACCÈS PAR DES TIERS
Au sein de la SA NOUVELLE SOCIETE CELTIC HOTEL : afin de vous fournir le meilleur service, nous pouvons partager vos données personnelles et donner un accès aux personnels autorisés de nos, notamment :
> Personnel hôtelier ;
> Personnels de réservation ;
> Services Informatiques ;
> Partenaires commerciaux et services marketing ;
> Services médicaux éventuellement ;
> Services juridiques éventuellement ;
> Généralement, toute personne appropriée des entités du groupe èhotels, pour certaines catégories spécifiques de données personnelles
Autorités locales : nous pouvons être amenés à transmettre vos informations aux autorités locales, si cela est exigé par la loi ou dans le cadre d’une enquête et conformément à la réglementation locale.
DROIT D’ACCÈS, DE MODIFICATION, D’EFFACEMENT
Nous nous engageons à vous reconnaître un droit d’accès et de rectification dans le cas où vous seriez désireux de consulter, modifier, voire radier les informations les concernant.
L’exercice de ce droit se fera en contactant directement l’hôtel.
Toutes les demandes seront traitées dans les meilleurs délais et en conformité avec la loi applicable.
DROIT D’OPPOSITION
Nous nous engageons à vous garantir un droit d’opposition quant à vos renseignements personnels.
Le droit d’opposition s’entend comme étant la possibilité offerte aux clients de refuser que leurs renseignements personnels soient utilisés à certaines fins mentionnées lors de la collecte.
L’exercice de ce droit se fera en contactant directement l’hôtel.
Toutes les demandes seront traitées dans les meilleurs délais et en conformité avec la loi applicable.
SÉCURITÉ
Nous nous engageons à assurer la bonne application de mesures de sécurité relatives au traitement des données personnelles de nos clients, en particulier afin de protéger les données contre le traitement non autorisé ou illicite, la perte, la destruction, les dégâts d’origine accidentelle, la divulgation à des personnes non autorisées.
Pour assurer la sécurité des renseignements personnels, nous avons recours aux mesures suivantes :
• Sauvegarde informatique incrémentale sur serveurs dédiés
+ copie de la sauvegarde sur NAS
+ copie du NAS sur autre NAS
• Pare-feu physique (Stormshield)
> Accès VPN via Microsoft autorisé en fonction de l’utilisateur/Active Directory pour la consultation des données hors enceinte des établissements
• Serveur dédié principal pour base client / base logiciel
> Mise en place de système Active Directory (donc système qui permet de donner des droits aux fichiers en fonction des utilisateurs)
> Logiciel Protel crypté avec accès document en fonction de l’utilisateur + traçage log de son parcours
• Serveur secondaire pour système TSE donc connecté à l’Active Directory
> Système exchange interne pour messagerie relié à Active Directory